REGIS - Registratura, Fluxuri de lucru, Arhiva

REGIS EXPERT

Aplicația pe care o propunem este un produs software, dezvoltat și testat în producție, funcțional la momentul ofertării, în continuă implementare de noi funcționalități atat la cererea expresă a beneficiarilor existenți  (de tip Autoritate Publică Locală, Companie Națională etc) cât și la inițiativa proprie a Centrului Teritorial de Calcul Electronic S.A.

R.E.G.I.S. EXPERT este rezultatul dezvoltării versiunii anterioare a aplicației de registratură existentă deja în piață de mai bine de 15 ani. Profitând de experiența unei echipe de specialiști dedicați în implementări de sisteme informatice de registratură și management de documente din sectorul public, C.T.C.E. a decis rescrierea aplicației de registratură prin abordarea unei tehnologii noi care să vină în ajutorul beneficiarului, în special prin avantajele privind integrarea cu alte sisteme informatice deja existente.

 

Astfel, R.E.G.I.S. EXPERT prezintă o compatibilitate sporită cu o gamă largă de platforme software și hardware, precum și o complianță maximă cu standarde deschise. Aplicația are avantajul unei structuri modulare integrate, care asigură prin mecanisme complexe, în mediu securizat, desfășurarea tuturor activităților de registratură și urmărire a stadiilor de lucru atât pentru documentele externe cât și pentru cele cu circuit intern, lucrul colaborativ a documentelor fișiere electronice într-o structura de foldere (dosare de lucru) create atât manual cât și automat, partajată și securizată prin permisiuni de acces vizualizare/editare/ștergere la nível de utilizator, roluri, grupuri de utilizatori.

Suita de module R.E.G.I.S.  EXPERT este construită pe o platforma Open Source CMS web-based, care poate integra o varietate mare de servicii web și permite managementul tuturor entităților chiar din aplicație, precum: nomenclatoare, conținut, utilizatori, roluri și permisiuni de acces pentru utilizatori, organigramă detaliată, punând la dispoziție rapoarte necesare monitorizării și bunei funcționări a sistemului.

Platforma pe care rulează întreaga aplicație este un framework de dezvoltare Open-source, de tip CMS.  Aplicația poate funcționa pe urmatoarele SO server:

Windows Server (toate versiunile inclusive pe 32 si 64 de biți), Linux (pe platforme Intel și System Z), UNIX, Sun Solaris, Windows . Baza de date este în sistem open source, la alegerea beneficiarului, și poate fi MySQL, PostGresSQL, MariaDB etc.

Aplicația R.E.G.I.S.  EXPERT  dispune de urmatoarele module integrate nativ:

 

Modul - Registratură

Modulul Registratură oferă funcționalități specifice pentru o gestiune completă a activităților de registratură, asigurând suportul informatic necesar pentru realizarea de operațiuni complexe corespunzatoare activităților de registratură, precum:

 

 În cadrul acestui modul se vor putea înregistra toate intrarile și ieșirile de documente, cu circuit extern sau intern în cadrul instituției, prin completarea unui formular unic de tip Registratură, cu secțiuni și câmpuri afișate dinamic în funcție de tipul de operațiune și permisiunile utilizatorului.

Modulul de registratură din suita R.E.G.I.S. EXPERT, permite accesarea simultană de funcţionalităţi de către toți utilizatorii acesteia, securitatea sistemului fiind asigurată prin parole la nivel de utilizator.

 

Modul - Fluxuri de lucru

            Modulul fluxuri de lucru se integrează funcțional si tehnologic în mod nativ cu modulul Registratură, permițând administrarea fluxurilor de lucru și participarea utilizatorilor din întreaga instituție la derularea fluxurilor de lucru și lucrul colaborativ cu fișierele document direct din interfața suitei de module R.E.G.I.S. EXPERT.

Astfel, utilizatorii vor salva timp prin utilizarea unei singure aplicații care le va oferi în mod centralizat toate informațiile necesare deciziei de lucru și finalizării cu succes și la timp a documentelor înregistrate în Registratură.

Aplicația permite atribuirea și monitorizarea sarcinilor și documentelor către fiecare persoana din cadrul instituției într-o maniera dinamica.

Pentru fiecare flux de lucru dinamic vor putea fi setate variabile precum: responsabili, termene  interne intermediare de procesare, remindere etc

Modulul Fluxuri de Lucru dispune de o secțiune privată „Activitățile mele“, dedicată fiecărui utilizator, care funcționează pe principiul eMail inbox. Fiecare utilizaror va avea inbox-ul personal, în care va regăsi in timp real, toate înregistrările din Registratură respectiv documentele aflate în lucru la acesta. Pe masura rezolvării lor, taskurile / activitățile vor dispare din această secțiune. Asigurând un  sistem  complex  pentru  urmărirea  documentelor  din cadrul instituției, R.E.G.I.S. oferă posibilitatea definirii de către orice utilizator cu drepturi  a oricâtor stadii interne de procesare a documentelor funcție de specificul și fluxul de lucru.

Modul - Arhivare electronică

            Acest modul permite stocarea electronică securizată a oricărui document în format electronic, organizat la fel ca într-o arhivă fizică, în dosare de lucru/directoare cu acces diferențiat pe baza drepturilor prestabilite. Platforma dispune de un sistem de metadate care se vor asocia fișierelor, necesar activităților de căutare ulterioară.

           Sistemul poate genera automat pentru fiecare înregistrare nouă din Registratură, la momentul înregistrării sau ulterior,  un dosar de lucru distinct, conexat la respectiva înregistrare și localizat în modulul Arhivă. Acest lucru permite tuturor utilizatorilor cu drepturi în fluxul de lucru al respectivei înregistrări să încarce / descarce fișiere, respectiv sa le vizualizeze, sa le versioneze prin editare simultană sau succesivă prin blocare la editare / versionare, să le semneze electronic etc.