Nou ! Daca sunteti client CTCE S.A. puteti plati ON-Line facturile de abonament LEGIS la adresa magazin-online.ctce.ro. Pentru a avea acces la facturi si plati trebuie sa creati un cont aici
PAAP

PRODUS INFORMATIC DE INTOCMIRE SI URMARIRE A PROGRAMULUI ANUAL AL ACHIZITIILOR PUBLICE

              Aplicația pe care o propunem este un produs software, dezvoltat și testat în producție, funcțional la momentul ofertării, în continuă adăugare de funcționalități noi atat la cererea expresă a beneficiarilor (Autoritați Publice Locale și Centrale, Companii Naționale etc) cât și la inițiativa proprie a Centrului Teritorial de Calcul Electronic S.A.

Aplicația PAAP  oferă suport informatic pentru întreg procesul de proiectare și execuție a achizițiilor publice derulate la nivelul întregii instituții.

Aplicația PAAP este o componenta software distinctă, parte din suita de aplicații de management economic SIMEC, care permite un managementul financiar integrat al organizației. Componenta PAAP poate fi achizitionată și utilizată separat, nefiind necesară achiziționarea și celorlalte componente SIMEC. În această situație o parte dintre funcționalitățile și rapoartele aplicației vor fi limitate din lipsa informațiilor financiare înregistrate și administrate de către componentele lipsa SIMEC, precum modulul Buget, Alop, Contabilitate etc.  Totuși, aceste informații pot fi utilizate de către PAAP prin preluarea din aplicațiile informatice utilizate la nivelul Primăriei.  In acest scop CTCE va asigura integrarea PAAP cu orice alta aplicatiei existenta.  La solicitarea dumneavoastră și în urma unei analize tehnice privind integrarea PAAP cu alte aplicații, putem oferta distinct un efort suplimentar de integrare cu alte sisteme, volum de munca care depinde direct de disponibilitatea de cooperare a celorlalți furnizori software cu care PAAP va trebui sa fie integrat.

Functionalitatile PAAP sunt structurate si grupate distinct in:

  • - functionalitați privind suportul activitaților de intocmire a programului anual de achizții publice;
    -  functionalitați privind execuția achizițiilor publice și gestionarea documentelor și a fluxurilor de lucru specifice;
    -  functionalitați privind managementului contractelor de achiziții publice.

1. Program anual de achiziții publice

Aplicaţia PAAP va gestiona toate informaţiile legate de activitatea de întocmire, actualizare şi urmărire a respectării prevederilor cuprinse în Programul Anual al Achiziţiilor Publice al Primăriei Jilava.

PAAP oferă urmatoarele funcționalități și avantaje practice:

·         eficientizarea și extinderea serviciilor privind întocmirea și derularea Programului Anual de Achiziții Publice, dar și a contractelor de achiziție aferente acestuia;

·         permite întocmirea Programului Anual al Achiziţiilor Publice în baza referatelor de necesitate şi a notelor de fundamentare primite de la toate direcţiile din cadrul sediului şi de la direcţiile teritoriale daca există;

·         permite actualizarea Programului Anual al Achiziţiilor Publice ori de câte ori apar cereri suplimentare pe parcursul anului;

·         ține evidenţa tuturor achiziţiilor, materializate în contracte, comenzi şi alte documente (referate de necesitate) pe fiecare cod CPV, cât și articol bugetar, astfel încât să se încadreze în sumele şi implicit în procedurile prevăzute în Programul Anual al Achiziţiilor Publice;

·         permite stabilirea procedurilor de achiziție în funcție de pragurile stabilite de legislație;

·         generează şi listează fişe pe fiecare cod CPV, cu informații asupra disponibilului de achiziţionat, atât la nivel de instituție individuală, cât şi separat pe sediul central şi fiecare instituție teritorială în parte dacă este cazul

·         trimite alerte cu privire la codurile CPV unde nu mai există disponibil. Alertele sunt vizibile în momentul accesării aplicaţiei iar aplicația permite gestionarea lor;

·         asigură încadrarea contractelor şi comenzilor în codurile CPV, în sumele şi procedurile prevăzute în programul Anual al Achiziţiilor Publice;

 

2. derularea achizițiiLOR publice

Etapa de derulare a achizitiilor publice urmeaza si se deruleaza simultan cu procesele de întocmire, actualizare şi urmărire a respectării prevederilor cuprinse în Programul Anual al Achiziţiilor Publice. PAAP contine instrumente complete de administrare a tuturor proceselor interne necesare managementului derularii achizitiilor publice.

În functie de planul de achiziții, aplicatia genereaza automat o achizitie ce urmeaza sa fie derulata, permitand responsabilului de achizitie selectarea a uneia sau a mai multor pozitii din Programul Anual de Achizitii Publice, setarea sumelor din disponibilul valoric al respectivelor pozitii,  precum si a altor informatii specifice achizitiei ce urmeaza a fi derulata.  PAAP oferă simplu si intuitiv, suport informatic de îndrumare și ghidare a utilizatorului prin toate etapele necesare derularii respectivei achizitii publice, în acord cu legislația în vigoare și adaptabile procedurilor primariei.

Astfel, PAAP ghideaza utilizatorii in parcugerea succesivă de pasi, intr-un flux de lucru ordonat, specific tipului de achizitie, cu activitati specifice fiecarei etape, cu titlu de exemplu:

-                          etapa Inițiere procedură de achiție – gestionare activitati: intocmire documentatie atribuire, referate, studii de piata etc;

-                          etapa Publicare Anunț de Participare  – gestionare activitati: intocmire anunt de participare, termenele achizitiei;

-                          etapa Primire Oferte  – gestionare activitati: raspunsuri clarificari, erate, numire comisie evaluare, numire presedinte comisie evaluare, gestionare oferte primite etc;

-                          etapa Evaluare Oferte – gestionare activitati: atribuire oferte spre evaluare catre comisie, processe verbale evaluare etc;  

-                          etapă Publicare Anunț de Atribuire – gestionare activitati specifice;

-                          Semnare contract – gestionare activitati specifice;

-                          Alte etape precum Anulare achizitie, Suspendare, Achizitie Contestata etc cu gestionarea activitatilor specifice fiecareia.

Pe masura derularii etapelor si activitatilor specifice alocate unui utilizator sau unui grup de lucru, PAAP genereaza automat dosare de lucru in arhiva electronica, specifice fiecărei activități in parte. Toate dosarele create sunt  organizate într-o structură cloud standardizată de foldere și fișiere, cu denumiri specifice, conexate la respectiva achiziție, pe etape si activitati și accesibile doar utilizatorilor funcție de permisiunile de acces și editare.

Utilizatorii cu permisiuni in acest sens, pot accesa consecutiv sau simultan aceste dosare conform fluxurilor de lucru specifice și vor putea lucra colaborativ orice fisier din dosar, de la inițierea acestora până la versiunile finale: referate de necesitate, studii de piață, note justificative, fișe de date, caiet de sarcini, DUAE, strategie de contractare, formulare, adrese, contracte, procese verbale, facturi etc.

PAAP va versiona automat orice variantă nouă a unui fisier existent intr-un dosar de lucru, păstrând in același timp un istoric structurat pentru toate versiunile anterioare ale fișierului respectiv, cu detalii inclusiv despre cine și când a operat o modificare și in ce versiune și posibilitate de descărcare din arhiva a versiunilor anterioare. Toate aceste operațiuni sunt insoțite și de notificari trimise automat de sistem către responsabilul achiziției si utilizatorii din grupul de lucru care au in lucru acel dosar sau un anumit fișier din dosar.

Responsabilul achiziției are drepturi la operațiuni suplimentare care îi permit editarea datelor achiziției, inițierea achiziției și a fluxurilor de lucru a respectivei achiziției, alocarea către utilizatori de activități (intocmire documentatii, evaluari oferte etc.), stabilirea de termene interne de lucru, acordarea de permisiuni de acces la dosare de lucru, întocmirea de rapoarte specifice, vizualizarea tuturor mesajelor interne in grupurile de lucru ale oricarei achiziții pentru care este responsabil, primirea de notificări pe email etc. Mai mult, PAAP pune la dispozitie o zonă integrată de mesagerie internă între utilizatori precum şi notificări automate privindalocarea unui document în lucru pe flux,depăşirea unor termene  etc. Mesajele transmise in grupul de lucru sunt accesibile doar utilizatorilor din acel grup de lucru a activitatii respective si aranjate în structură topic, arborescentă foarte ușor de urmărit. Utilizând simultan functionalitațile de atașare a fișierelor electronice in dosarele de lucru din arhiva electronică, dosare specifice fiecărei activitați din flux, PAAP inlocuiește utilizarea emailului pentru toate subiectele privind derularea achizițiilor la nivelul institutiei.

Informarea asupra  stadiului de lucru a unei achiziții sau a unei activitați dintr-o anumita etapă a achiziției, devine foarte usoară. Accesul la orice document din orice dosar din arhiva electronică, din oricare achizitie derulată sau in curs de derulare va fi foarte rapid si usor de realizat. Accesul se poate realiza inclusiv de pe terminale mobile din afara instituției, respectand normele de securitate si acces la informație.

Etapa de derulare a achiziției, se finalizează cu semnarea contractului de achiziție.

 

3. execuție bugetară – derulare Contractelor de achiziții publice

În urma derulării etapelor si activitaților specifice unei achiziții, de la intocmirea documentației de achiziție si până la semnarea contractului de achiziție, PAAP pune la dispoziție toate intrumentele necesare gestionării centralizate a tuturor informațiilor dintr-un contract de achiziție publică.

Astfel, aplicatia PAAP:

·         permite urmărirea derulării contractelor şi comenzilor din punct de vedere al valorilor facturate și  plăților aferente, precum și soldul restant;

·         generează şi listează situaţii pe fiecare contract şi comandă în parte;

·         generează şi listează situaţia contractelor, comenzilor şi a altor documente, evidenţiind procedura care a stat la baza întocmirii lor;

·         asigură pentru fiecare contract şi comandă furnizarea de informaţii legate de referatul de necesitate care a stat la baza includerii lui în Programul Anual al Achiziţiilor Publice;

·         permite încărcarea in structura standardizata de dosare din arhiva electronica, a tuturor documentelor electronice generate in timpul executiei contractului, direct in dosarul achizitiei , respectiv in dosarele subsidiare generate automat in dosarul achizitiei: Acte aditionale, Procese verbale, Facturi etc.

·         permite evidențierea și urmărirea contractelor din anul precedent cu obligaţii de plată în anul curent (pe coduri CPV), contracte care nu sunt incluse în Programul Anual al Achiziţiilor Publice pe anul în curs, dar trebuie urmărite în derulare pe anul în curs

Informare GDPR

Atunci când folositi serviciile noastre, ne încredințați date cu caracter personal. Înțelegem că este o mare responsabilitate și ne străduim să respectăm drepturile de confidențialitate ale vizitatorilor on-line. Cunoaştem importanța furnizării unui mediu sigur pentru informațiile pe care le colectăm și vă oferim putere de decizie în privința acestora. Consultaţi politica noastră despre Prelucrarea datelor cu caracter personal

Închide
Sediu Central:
610076 Piatra Neamt, Neamt
Bld. Decebal, nr. 32
Nr. Telefon:
0233-211.020(secretariat)
0233-206.575(fax)

Certificare ISO

Testati Acum GRATUIT!